Automatización de procesos para empresas
¿En tu empresa hay tareas que alguien repite todos los días? Pedidos que se copian a mano, datos que pasan de un programa a otro, clientes preguntando por el estado de un trabajo, documentos que se preparan una y otra vez... Muchos de esos procesos pueden automatizarse.
¿Qué es la automatización de procesos?
Automatizar un proceso consiste en conseguir que determinadas tareas que ahora requieren intervención manual puedan realizarse de forma automática, total o parcialmente.
No significa necesariamente sustituir el programa que ya utiliza tu empresa. Muchas veces podemos conectar las herramientas existentes, crear una aplicación intermedia o desarrollar únicamente la parte que falta.
El objetivo no es automatizar por automatizar. El objetivo es reducir trabajo repetitivo, evitar errores y liberar tiempo del equipo para tareas en las que realmente hace falta una persona.
¿Qué procesos de una empresa se pueden automatizar?
Cada empresa trabaja de una manera diferente, pero hay procesos que se repiten constantemente en prácticamente todos los sectores.
Pedidos
Recibir pedidos, registrar productos y cantidades, actualizar estados y avisar al cliente sin volver a introducir la misma información.
WhatsApp y mensajes
Convertir determinados mensajes en solicitudes, pedidos, incidencias o acciones dentro del sistema de la empresa.
Atención al cliente
Permitir que el cliente consulte información sin tener que llamar o escribir cada vez que necesita conocer el estado de algo.
Documentos
Crear presupuestos, informes, albaranes, PDFs y otros documentos utilizando automáticamente los datos disponibles.
Emails y avisos
Enviar comunicaciones cuando ocurre algo: un pedido cambia de estado, falta documentación o un trabajo está terminado.
Intercambio de datos
Evitar que una persona copie información entre formularios, hojas de cálculo, CRM, ERP, correo y otras herramientas.
Automatizar la entrada de un pedido
Imagina una empresa que recibe decenas de pedidos o solicitudes cada día.
El pedido llega por WhatsApp
Un empleado abre el mensaje, identifica al cliente, copia las referencias, cantidades y fecha, abre el programa de gestión, introduce el pedido, avisa al responsable y después responde al cliente.
La información empieza a moverse sola
El sistema recibe la información, identifica los datos necesarios, crea o prepara el pedido, avisa al equipo correspondiente y puede enviar una confirmación al cliente.
Dependiendo del funcionamiento de la empresa, algunos pasos pueden ser completamente automáticos y otros pueden requerir la aprobación de una persona antes de continuar.
Automatización con inteligencia artificial
La inteligencia artificial permite automatizar procesos que antes eran difíciles porque la información no llegaba perfectamente ordenada.
Por ejemplo, un formulario es fácil de procesar porque cada dato llega en un campo concreto. Pero un email o un mensaje de WhatsApp puede estar escrito de cientos de maneras diferentes.
Ahí la IA puede ayudar a interpretar el contenido, clasificarlo, extraer información y preparar el siguiente paso.
La IA puede detectar automáticamente quién es el cliente, qué solicita, la cantidad y la fecha, y entregar esos datos estructurados al siguiente proceso.
La inteligencia artificial no tiene por qué tomar todas las decisiones. Podemos hacer que determinadas acciones necesiten la validación de un trabajador antes de ejecutarse.
Puedes ver más ejemplos en nuestra página sobre automatización con inteligencia artificial.
¿Cómo saber si merece la pena automatizar una tarea?
Una buena candidata para automatización suele cumplir una o varias de estas características:
Si has reconocido alguna tarea de tu empresa en esta lista, no significa necesariamente que tengamos que automatizarla al 100 %. A veces eliminar solo dos o tres pasos manuales ya supone una mejora importante.
No hace falta cambiar todos tus programas
Una de las primeras preguntas que suele aparecer es si para automatizar hay que sustituir todo lo que la empresa utiliza actualmente.
En muchos casos, no.
Podemos estudiar si tus herramientas actuales permiten intercambiar información mediante API, webhooks, importaciones, bases de datos u otros sistemas de integración.
En otros casos puede ser más conveniente desarrollar una pequeña aplicación a medida que actúe como puente entre diferentes partes del negocio.
La solución depende del proceso. Por eso preferimos empezar preguntando “¿cómo trabajáis actualmente?” antes que intentar vender un software determinado.
Automatizaciones que iremos enseñando
Estamos preparando ejemplos específicos para distintos procesos empresariales. Puedes consultar estas áreas:
¿Cómo empezamos a automatizar un proceso?
Nos explicas cómo trabajáis ahora
No necesitas preparar ningún documento técnico. Cuéntanos qué ocurre desde que empieza una tarea hasta que termina.
Buscamos los pasos repetitivos
Analizamos dónde se vuelve a introducir información, dónde se pierde tiempo y qué acciones podrían conectarse.
Diseñamos la automatización
Decidimos qué debe hacer el sistema automáticamente y qué debe seguir siendo supervisado por una persona.
Desarrollamos e integramos
Creamos las aplicaciones, paneles, conexiones o sistemas de IA necesarios para poner el proceso en funcionamiento.
Preguntas sobre automatización de procesos
¿Qué tipo de empresa puede automatizar procesos?
No depende tanto del tamaño o sector como de los procesos que realiza. Una pyme puede tener tareas administrativas repetitivas igual que una empresa mucho mayor.
¿Es necesario utilizar inteligencia artificial?
No. Muchos procesos pueden automatizarse sin IA. La utilizamos cuando aporta una ventaja concreta, por ejemplo para interpretar textos, documentos o información que no llega estructurada.
¿Se puede conectar con el programa que ya utiliza mi empresa?
Depende del software y de las posibilidades de integración que ofrezca. Lo primero es estudiar las herramientas actuales antes de decidir si hay que sustituir algo.
¿Hay que automatizar todo el proceso?
No. Es habitual automatizar solamente determinados pasos y mantener una aprobación humana en acciones importantes.
¿Cómo sé qué debería automatizar primero?
Normalmente empezamos buscando tareas frecuentes, repetitivas y que consumen tiempo sin aportar demasiado valor. Nos puedes explicar vuestro funcionamiento y estudiaremos qué puntos tienen más sentido.
Cuéntanos qué haces manualmente.
No hace falta que sepas cómo automatizarlo. Explícanos qué hace tu empresa, qué tarea se repite y dónde perdéis tiempo. Nosotros estudiaremos qué se puede hacer.
Quiero estudiar una automatización → WhatsApp · 626 247 005