Automatizar pedidos para empresas
Si tus pedidos llegan por WhatsApp, email, formularios, comerciales o diferentes canales y después alguien tiene que introducirlos manualmente en otro sistema, podemos estudiar cómo automatizar la gestión de esos pedidos.
¿Cuánto trabajo hay detrás de cada pedido?
Recibir un pedido puede parecer una tarea sencilla. El problema aparece cuando después de recibirlo empiezan todos los pasos manuales.
Recibir el pedido
El cliente escribe por WhatsApp, manda un email, rellena un formulario o habla con un comercial.
Volver a introducirlo
Una persona copia referencias, cantidades, datos del cliente, dirección, fecha y observaciones.
Comunicarlo
Después hay que avisar a almacén, administración, producción, transporte o al propio cliente.
Cuando esto ocurre varias veces al día, el problema no es solamente el tiempo. También aparecen errores de transcripción, pedidos duplicados, datos incompletos y retrasos.
¿Qué significa automatizar pedidos?
Significa conseguir que la información del pedido avance por el sistema con la menor intervención manual posible.
No existe una única forma de hacerlo. Una empresa puede recibir pedidos perfectamente estructurados desde su web, mientras que otra puede recibir fotografías, mensajes escritos, PDFs o emails.
Por eso primero estudiamos cómo entra actualmente el pedido, qué información contiene y qué tiene que ocurrir después.
De copiar pedidos a gestionar excepciones
Un trabajador reconstruye el pedido
Lee el mensaje del cliente, busca su ficha, identifica los productos, copia cantidades, abre el programa, introduce los datos, guarda el pedido, avisa al responsable y responde al cliente.
El sistema prepara el trabajo
La información se recibe y procesa, se comprueban los datos necesarios, se prepara o registra el pedido y se activan automáticamente las acciones posteriores definidas por la empresa.
Cuando exista una incidencia, una referencia desconocida o una situación que requiera criterio, el pedido puede pasar a una persona para su revisión.
Automatizar pedidos recibidos por WhatsApp
WhatsApp se ha convertido en un canal habitual para clientes y comerciales, pero los pedidos escritos en mensajes no siempre llegan de forma ordenada.
Ejemplo de un pedido escrito por un cliente
“Buenos días. Para mañana necesito 12 cajas de la referencia 845, 6 de la 221 y las otras 10 que pedimos la semana pasada. Enviadlo al almacén de Sabadell.”
En un sistema adecuado, la información puede analizarse para detectar cliente, referencias, cantidades, dirección y fecha solicitada.
- Identificar al cliente.
- Extraer productos y cantidades.
- Comprobar referencias.
- Preparar el pedido.
- Solicitar revisión si existe alguna duda.
- Continuar con el proceso cuando esté validado.
Si este es precisamente tu problema, hemos preparado una página específica sobre cómo automatizar WhatsApp en una empresa.
Pedidos que llegan por email
Otro caso frecuente son los clientes que mandan pedidos mediante un email, un documento adjunto, un PDF o incluso su propio formato.
En lugar de obligar a un trabajador a abrir cada correo y volver a introducir la información, podemos estudiar cómo detectar esos mensajes, extraer la información necesaria y trasladarla al flujo de pedidos.
Cuando los formatos cambian entre clientes, la automatización con inteligencia artificial puede ayudar a interpretar información que no siempre llega colocada exactamente en los mismos campos.
¿Qué podemos hacer después de recibir el pedido?
La automatización no tiene por qué terminar cuando el pedido entra. Ese evento puede activar el resto del flujo.
Automatizar pedidos sin perder el control
La idea es que el trabajador deje de dedicar tiempo a introducir correctamente los pedidos normales y pueda concentrarse en las excepciones que realmente necesitan su atención.
¿Y si utilizamos un ERP o programa de gestión?
No significa necesariamente que tengas que dejar de utilizarlo.
Primero estudiamos si el programa dispone de API, importaciones, integraciones u otras formas de intercambio de información.
Podemos construir una capa que reciba y prepare la información para conectarla con las herramientas que ya utiliza la empresa.
Cuando las herramientas existentes no resuelven el problema, también podemos desarrollar software a medida para adaptar el sistema al funcionamiento real del negocio.
El cliente también puede consultar su pedido
Automatizar la entrada del pedido es solamente una parte del recorrido.
Si después los clientes llaman o escriben constantemente preguntando “¿cómo está mi pedido?”, podemos estudiar un portal de clientes donde cada cliente consulte sus pedidos, estados, documentos, presupuestos u otra información autorizada.
Así podemos reducir tanto el trabajo de introducir pedidos como el trabajo posterior de informar manualmente sobre ellos.
Soluciones relacionadas con la automatización de pedidos
Preguntas frecuentes sobre automatización de pedidos
¿Se pueden automatizar pedidos que llegan por WhatsApp?
Dependiendo del canal utilizado, del formato de los mensajes y del sistema de destino, podemos estudiar una integración que procese la información y reduzca la introducción manual de datos.
¿Se pueden automatizar pedidos recibidos por email?
Sí, en muchos casos es posible procesar correos y archivos para extraer información. La solución concreta depende de cómo envían los pedidos los clientes.
¿Hay que cambiar nuestro ERP?
No necesariamente. Primero comprobamos las posibilidades de integración del software existente y estudiamos la forma más adecuada de conectarlo.
¿Qué ocurre si el sistema no entiende un pedido?
Se pueden establecer reglas para que los casos dudosos o incompletos pasen a revisión humana en lugar de continuar automáticamente.
¿Podemos automatizar también los avisos al cliente?
Sí. Un cambio de estado puede activar comunicaciones, documentos u otras acciones, siempre según el funcionamiento que se defina para la empresa.
¿Cómo entran los pedidos en tu empresa?
WhatsApp, emails, comerciales, formularios, PDFs... Cuéntanos cómo recibís los pedidos y qué tiene que hacer vuestro equipo después. Estudiaremos qué pasos podrían automatizarse.
Cuéntanos cómo gestionáis los pedidos → WhatsApp · 626 247 005