Automatizar WhatsApp para empresas
Si tus clientes utilizan WhatsApp para pedir productos, solicitar información, enviar datos o preguntar por sus pedidos, podemos estudiar cómo conectar esas conversaciones con los procesos de tu empresa y reducir el trabajo que ahora se realiza manualmente.
El problema no es recibir WhatsApps. Es todo lo que haces después.
En muchas empresas WhatsApp ya forma parte del trabajo diario. El problema aparece cuando cada mensaje obliga a una persona a realizar varias acciones en otros sistemas.
Hola, necesitamos otras 20 unidades del producto que pedimos la semana pasada. ¿Podéis entregarlas el jueves?
Un momento, lo compruebo.
Y añadid también 5 unidades de la referencia 385.
Ahora alguien tiene que identificar al cliente, consultar el pedido anterior, localizar el producto, introducir cantidades, comprobar disponibilidad, registrar el nuevo pedido y responder.
Si esto ocurre decenas de veces cada día, WhatsApp acaba convirtiéndose en otra bandeja de trabajo manual.
¿Qué significa automatizar WhatsApp?
No consiste simplemente en poner un chatbot que responda frases automáticamente.
Una automatización útil puede hacer que la información recibida a través de WhatsApp se conecte con otros procesos del negocio.
Por ejemplo, un mensaje puede iniciar una solicitud, identificar a un cliente, preparar un pedido, registrar una incidencia o consultar información disponible en otro sistema.
Es decir: WhatsApp puede convertirse en la entrada de un proceso empresarial, en lugar de quedarse como una conversación aislada.
De un mensaje a una acción dentro de la empresa
Automatizar pedidos por WhatsApp
Uno de los usos más interesantes aparece cuando clientes habituales utilizan WhatsApp directamente para hacer pedidos.
Copiar el pedido manualmente
El trabajador lee el WhatsApp, busca al cliente, identifica productos, copia cantidades, abre el programa de gestión y vuelve a introducir toda la información.
Preparar automáticamente el pedido
El sistema puede analizar la información recibida, estructurar los datos y preparar los siguientes pasos para que el trabajador solamente intervenga cuando sea necesario.
Si los pedidos son una parte importante de tu negocio, consulta también nuestra solución para automatizar pedidos, donde explicamos el proceso completo desde la entrada hasta su gestión posterior.
¿Qué tareas relacionadas con WhatsApp se pueden automatizar?
Pedidos
Utilizar los datos recibidos para iniciar o preparar el proceso de un pedido.
Solicitudes
Convertir determinados mensajes en solicitudes registradas dentro del sistema.
Incidencias
Clasificar problemas y dirigirlos al departamento o persona correspondiente.
Citas y reservas
Recoger información necesaria para iniciar procesos relacionados con citas o servicios.
Avisos
Enviar determinadas comunicaciones cuando cambia el estado de un proceso.
Datos de clientes
Relacionar mensajes con clientes y evitar volver a introducir información que ya existe.
WhatsApp + inteligencia artificial
Los clientes no escriben como si estuvieran rellenando un formulario. Cada persona explica lo que necesita de una manera diferente.
Aquí es donde la IA puede aportar una ventaja importante.
“Soy Juan de Talleres Martínez. Mándame para el lunes 20 de los grandes y 10 de los pequeños, pero a la nave nueva.”
Un sistema puede intentar identificar el cliente, interpretar a qué productos se refiere, extraer cantidades y detectar que existe una dirección de entrega diferente.
Si falta información o existe alguna duda, el sistema puede detener el proceso y solicitar revisión humana.
Puedes conocer otros usos en automatización con inteligencia artificial para empresas.
No todo tiene que responderlo un robot
Automatizar WhatsApp no significa eliminar a las personas de la conversación.
Podemos utilizar automatización solamente para la parte repetitiva: identificar información, clasificar mensajes, consultar datos, preparar acciones o avisar al trabajador adecuado.
Cuando la conversación necesita negociación, criterio, atención comercial o una situación especial, puede continuar una persona.
La automatización tiene que adaptarse al funcionamiento de la empresa, no obligar a la empresa a tratar a todos sus clientes como si fueran un formulario.
Conectar WhatsApp con otros sistemas
El verdadero valor aparece cuando WhatsApp deja de estar aislado.
Si el funcionamiento de tu negocio necesita una aplicación específica, también podemos estudiar el desarrollo de software a medida que conecte WhatsApp con el resto del proceso.
¿Tus clientes preguntan continuamente por el estado?
Hay otro tipo de mensajes que pueden consumir muchas horas: “¿Cómo está mi pedido?”, “¿Ya está terminado?”, “¿Cuándo sale?”, “¿Me podéis mandar la factura?”.
Dependiendo del negocio, una parte de estas consultas puede resolverse conectando la información disponible con sistemas automáticos.
Y cuando el cliente necesita consultar mucha información privada, pedidos, presupuestos, facturas o documentos, puede tener más sentido crear un portal de clientes donde acceda directamente a sus datos.
Automatizaciones relacionadas
Preguntas frecuentes sobre automatizar WhatsApp
¿Se pueden automatizar pedidos recibidos por WhatsApp?
Se puede estudiar un sistema que procese información recibida por WhatsApp y la conecte con el flujo de pedidos. La solución dependerá del tipo de mensajes, los sistemas utilizados y las integraciones disponibles.
¿Necesito utilizar un chatbot?
No necesariamente. Una automatización puede trabajar internamente sobre procesos y datos sin convertir toda la atención al cliente en una conversación con un bot.
¿Puede la IA entender lo que escribe un cliente?
La IA puede ayudar a interpretar y estructurar lenguaje natural, aunque los procesos importantes deben diseñarse con controles, validaciones y revisión humana cuando exista incertidumbre.
¿Se puede conectar WhatsApp con nuestro programa de gestión?
Dependerá del sistema utilizado y de las opciones de integración disponibles. Antes de desarrollar nada estudiamos las herramientas actuales de la empresa.
¿Podemos empezar automatizando solamente una tarea?
Sí. De hecho, empezar por una tarea frecuente y bien definida suele ser una buena forma de comprobar el ahorro de trabajo antes de ampliar la automatización.
¿Qué hacen tus trabajadores después de recibir un WhatsApp?
Esa es la parte que queremos conocer. Cuéntanos qué mensajes recibís, qué información tiene que copiar vuestro equipo y qué ocurre después. Estudiaremos qué partes podrían automatizarse.
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