Automatizar facturas para empresas
Si los datos del cliente, del pedido o del trabajo ya existen en tu sistema, ¿por qué tiene una persona que volver a introducirlos para preparar una factura? Podemos estudiar cómo automatizar la creación, preparación, envío y gestión de facturas y documentos.
La factura suele ser el final de un proceso que ya contiene todos los datos
En muchas empresas la información necesaria para facturar ya se ha introducido anteriormente.
Ya conocemos al cliente
Nombre, empresa, datos fiscales, dirección y otros datos pueden estar registrados previamente.
Ya conocemos el pedido
Productos, servicios, cantidades, precios y condiciones pueden venir directamente del pedido.
Ya sabemos qué ha ocurrido
El sistema puede conocer cuándo un trabajo se ha terminado, entregado o está preparado para facturar.
Si toda esa información ya existe, podemos estudiar cómo evitar que una persona tenga que volver a reconstruir manualmente el documento.
¿Qué significa automatizar facturas?
La automatización puede comenzar antes de crear la factura y continuar después de haberla generado.
El nivel de automatización dependerá de las reglas del negocio. Algunas facturas pueden generarse de forma automática y otras pueden quedar preparadas para que administración las revise antes de enviarlas.
Evitar volver a escribir información que ya existe
Administración vuelve a empezar
Busca el cliente, abre el pedido, comprueba productos, copia importes, introduce conceptos, genera el documento, guarda el PDF, prepara un email y lo envía.
Los datos siguen su recorrido
El sistema utiliza la información existente para preparar el documento, aplica las reglas definidas y ejecuta o deja preparada la siguiente acción.
De un pedido a una factura
Una de las automatizaciones más claras consiste en conectar el proceso comercial con el administrativo.
Si un pedido ya contiene el cliente, productos, cantidades, precios y condiciones, esos mismos datos pueden utilizarse posteriormente en otros procesos sin tener que volver a introducirlos.
Ese cambio puede activar una regla que prepare la factura utilizando los datos del pedido. Dependiendo del funcionamiento de la empresa, puede enviarse automáticamente o quedar pendiente de revisión.
Si el problema empieza mucho antes, puedes consultar cómo automatizar pedidos desde su entrada hasta las acciones posteriores.
No hablamos solamente de facturas
El mismo principio puede aplicarse a muchos documentos que una empresa prepara repetidamente.
Facturas
Preparar documentos utilizando información del cliente, pedido o servicio.
Presupuestos
Generar propuestas a partir de datos previamente introducidos o seleccionados.
Albaranes
Crear documentación relacionada con pedidos, preparación y entrega.
Informes
Recopilar información existente y convertirla en documentos periódicos.
Emails
Adjuntar automáticamente documentos y preparar comunicaciones relacionadas.
Archivo
Organizar documentos o relacionarlos con clientes, pedidos y expedientes.
Una factura automática también puede necesitar revisión
Automatizar no significa que el sistema tenga que enviar cualquier documento sin que nadie pueda comprobarlo.
Podemos establecer diferentes niveles de control.
El objetivo es automatizar lo previsible y permitir que las personas se concentren en las excepciones que realmente necesitan revisión.
El cliente puede tener sus documentos siempre disponibles
Enviar una factura por email resuelve una parte del trabajo. Pero después puede aparecer otro problema: clientes que vuelven a pedir facturas, presupuestos o documentación antigua.
Para empresas donde esto ocurre frecuentemente, podemos desarrollar un portal de clientes donde cada usuario acceda de forma privada a la información que le corresponde.
Actualizados
De esta forma automatizamos también parte del trabajo posterior: localizar documentos antiguos y volver a enviarlos manualmente.
¿Podemos conectarlo con el programa que ya utilizas?
Esa es una de las primeras cosas que estudiamos.
Si el software de facturación, ERP, CRM o programa de gestión dispone de mecanismos de integración, podemos analizar cómo intercambiar información con él.
Si existen varios programas que no se comunican entre ellos, podemos estudiar una automatización que actúe como conexión entre diferentes partes del proceso.
Y cuando el funcionamiento de la empresa requiere algo específico, podemos crear software a medida para empresas.
Automatizar documentos forma parte de un proceso mayor
Muchas veces la factura no es el problema principal, sino uno de los últimos pasos de una cadena de trabajo manual.
Pedido → preparación → entrega → factura → envío → cobro → archivo.
En ese caso tiene más sentido estudiar la automatización de procesos de la empresa completa y detectar dónde se están repitiendo tareas innecesariamente.
Soluciones relacionadas
Preguntas frecuentes sobre automatizar facturas
¿Se puede crear una factura automáticamente desde un pedido?
Dependiendo de los sistemas utilizados y de las reglas de facturación de la empresa, podemos estudiar cómo reutilizar los datos del pedido para preparar el documento y reducir la introducción manual.
¿La factura tiene que enviarse automáticamente?
No. Puede generarse y quedar pendiente de revisión. La automatización puede adaptarse al nivel de control que necesite la empresa.
¿Podéis automatizar también presupuestos y albaranes?
Sí, podemos estudiar la generación de diferentes documentos cuando los datos necesarios ya existen dentro del proceso empresarial.
¿Se puede conectar con nuestro programa de facturación?
Dependerá de las posibilidades de integración del software utilizado. Primero estudiamos las herramientas actuales y la forma en que intercambian información.
¿Podemos dar acceso a las facturas desde una zona privada?
Sí. Cuando tiene sentido para el negocio podemos desarrollar un portal privado donde cada cliente consulte los documentos e información que tenga autorizados.
¿Cuánto tiempo dedica tu empresa a preparar documentos?
Cuéntanos de dónde salen los datos, qué documentos preparáis, quién los revisa y qué hacéis después. Estudiaremos qué pasos podrían dejar de hacerse manualmente.
Cuéntanos vuestro proceso → Consultar por WhatsApp